Центр технической поддержки

Всё, что необходимо знать о работе в системе управления клиникой Клиника Онлайн

Расписание

Описание раздела

Календарь предварительной записи предназначен для ведения журнала предварительной записи пациентов клиники.

Перейти к календарю предварительной записи можно из любого раздела системы, нажав на кнопку «Расписание», расположенную в  основном меню:

2020-05-28_17-36-25

 Для корректной работы календаря предварительной записи должны быть настроены графики работы клиники и персонала. Если этого не сделать, то придется вручную каждый день добавлять сотрудников.  О том, как настроить графики, можно прочитать в статье «Настройка графика работы».

Если графики работы не были настроены, то вид страницы календаря предварительной записи аналогичен выходному дню клиники, когда не работает ни один из сотрудников:

2020-05-28_17-39-22

Если необходимо, чтобы сотрудник вообще не отображался в календаре предварительной записи, достаточно снять галочку «Показывать сотрудника в расписании» в его карточке на вкладке «Общая информация» в профиле сотрудника:

 2020-05-28_17-57-03

Если графики работы клиники и сотрудников настроены, то откроется страница журнала предварительной записи пациентов, представляющая собой сетку расписания сотрудников за один день:

2020-05-28_17-58-44

В левой части заголовка страницы располагаются элементы управления, позволяющие осуществлять навигацию по дням. В правой части блоки информации по сотрудникам, кассе, выручке, звонкам и визитам:

2020-05-28_18-00-05

По умолчанию, при переходе в раздел Расписание, всегда открывается текущая дата. Если в процессе работы с календарем предварительной записи была выбрана любая дата, отличающаяся от текущего дня, то в заголовке появляется кнопка, позволяющая мгновенно вернуться в рабочий день:pk003Быстро переключение между соседними днями доступно по клику на соответствующие клавиши:pk004При клике курсором мыши на дату, на которую в данный момент отображается календарь предварительной записи, появится всплывающее окно с месячным мини-календарем, позволяющим осуществлять быструю навигацию по дням и месяцам.  Чтобы выбрать интересующую дату, достаточно кликнуть курсором мышки на любой день в календаре:

2020-05-28_18-02-16

Последний элемент управления в заголовке журнала, позволяющий осуществлять навигацию по дате, представляет собой иконку:pk006При клике на нее, месячный мини-календарь будет постоянно отображаться в левой части расписания, а информационные блоки по кассам, визитам и звонкам теперь располагаются под ним:

2020-05-28_18-05-33

Для возврата в прежний вид, необходимо нажать на эту же иконку в правой верхней части мини-календаря:

pk008

В заголовке мини-календаря всегда указана дата, на которую в данный момент отображает календарь предварительной записи. Эта дата выделена в мини-календаре светло- синим квадратиком:

005

Стрелки «Влево» и «Вправо»  позволяют перейти к прошлым/будущим месяцам:

006

Чтобы выбрать интересующий день, достаточно кликнуть курсором мышки на любое число активного месяца. Будние дни имеют белый цвет.  Все выходные и дни “соседних” месяцев имеют серый цвет:

007

По умолчанию, при переходе в раздел Расписание, всегда открывается текущая дата. Если в процессе работы с календарем предварительной записи была выбрана любая дата, отличающаяся от текущего дня, то под  мини-календарем появляется кнопка, позволяющая мгновенно вернуться в рабочий день:

008

В зависимости от разрешения экрана и количества сотрудников, работающих за один день, вид страницы может немного изменяется:  сужаются или расширяются столбцы сотрудников, отведенные на предварительную запись, а так же сокращается или расширяется выводимая информация о визитах пациентов. При увеличении количества сотрудников, столбцы сужаются до тех пор, пока их число не превысит 10, затем появляется горизонтальная полоса прокрутки. Например, вид страницы при 9 сотрудниках, работающих в один день, имеет следующий вид:

2020-05-28_18-20-00

Имена пациентов и время визита выводится всегда. При наведении курсора мышки на запись о визите отображается более полная информация о визите, включающая ФИО пациента, его телефон, количество и стоимость услуг(в случае их наличия):

2020-05-28_18-07-42

Добавлять или удалять сотрудников из календаря предварительной записи можно вручную в любой момент, в независимости от настроек графика работы клиники и сотрудников.

Свернуть

Отчет владельца

В отчете выводятся данные за текущий месяц и 2 полных календарных предыдущих. В процентах выводится отношение к аналогичному периоду предыдущего месяца.

Продажи



 


Продажи

Выручка и прибыль считается исходя из ваших визитов. Прибыль это выручка минус расходы за ЗП и материалы. 

Выручка по сотрудникам

В графике выводится 5 сотрудников с максимальной выручкой, другие сотрудники выводятся в сегменте Остальные. В списке под графиком выводятся все сотрудники, у которых выручка больше нуля. Выручка суммарная за весь период. 

Выручка по категориям

В графике выводится 5 категорий с максимальной выручкой, в 6 сегменте сумма по остальным категориям. В списке ниже выводятся все категории, цифры показывают суммарную выручку за 3 месяца. 

Средний чек по категориям

В графике выводятся категории с самым высоким средним чеком. Ниже выводятся все категории. Расчет среднего чека - все оплаты по категории делятся на количество оказанных из категории услуг за период отчета.

Средний чек на клиента

Расчет среднего чека на клиента - все оплаты клиента за период месяц делятся на количество его визитов за период. Полученное число суммируется по салону и делится на количество клиентов. 

Прибыль по сотрудникам

В круговой диаграмме выводится 5 сотрудников с наибольшей прибылью, другие объединяются в сектор Остальные. Ниже выводится список всех сотрудников салона с прибылью не равной нулю. Кружочек рядом с сотрудником показывает его цвет в диаграмме. 

 

Визиты

Количество визитов

Первичные визиты, это визиты которые клиенты совершили впервые. Повторные это все визиты, кроме первого. 

Прирост клиентской базы

В круговой диаграмме выводится по месяцам процентное отношение созданных клиентов за этот месяц к общему количеству за отчетный период. Дата создания клиента - это дата появления его карточке в клиентской базе. 

Динамика клиентской базы

В графике выводятся данные по неделям Новые, Постоянные, Отказавшиеся, Потенциальные клиенты за отчетный период.


Свернуть

Раскрашивание услуг в расписании

Для легкой навигации на странице расписания по услугам можно присвоить уникальные цвета. Ниже можно увидеть пример маркировки услуг цветами:

2020-05-29_12-14-00

Для цветовой маркировки услуг раскройте раздел “Продажи”, он находится в главном меню приложения, в левой части экрана. В списке, нажмите на кнопку “Услуги”. Вы переместитесь на страницу “Справочники: «Услуги»”:

2020-05-29_12-15-14

 

На данной странице найдите интересующую Вас услуг, нажмите на название или кнопку “Изменить”(справа от списка).

Карточка услуги

Для изменения цвета переместитесь в нижнюю часть карточки. В пункте “Цвет в расписании” выберите понравившийся оттенок. Для сохранения и выхода из карточки услуги, нажмите на кнопку “Сохранить и закрыть” :

2020-05-29_12-16-34

После выполнения действий, на странице расписания, выбранная услуга будет выделена цветом.

Свернуть

Фильтр по сотрудникам в расписания визитов

Система Клиника Онлайн на странице расписания имеет встроенный фильтр по должностям сотрудников.

Как включить фильтр?

Чтобы был доступен, его требуется включить, для этого следуйте инструкции:

  1. На странице системы нажмите на кнопку “Настройки”
  2. В появившемся меню выберите раздел “Настройки клиники”
  3. На страниц настроек найдите пункт “Фильтр по сотрудникам в расписании” 
  4. Присвойте параметру значение “Показывать”:                  2020-05-29_12-27-35

После выполнения действий в расписании появится фильтр с помощью которого вы сможете просматривать сотрудников по определенной должности.

 

Как пользоваться фильтром?

Для использования фильтра, перейдите на страницу расписания. В левой части страницы, в панели календаря появится кнопка выбора специалистов, она выглядит следующим образом:

2020-05-29_12-32-32

При свернутом календаре фильтр находится в верхней части экрана:

2020-05-29_12-33-26

Изначально в расписании показываются все специалисты. Для просмотра сотрудников по определенной должности выберите интересующую должность и на странице расписания останется только самое необходимое.Если сотрудники отсутствуют в данный день недели и в выбранной должности, то вы увидите сообщение об этом.

Свернуть

Добавить сотрудника в рабочий день

Добавить сотрудника в рабочий день можно нажав клавишу в правом верхнем углу расписания:

2020-05-29_12-39-47

При нажатии появится всплывающее окно, в котором отобразится список доступных сотрудников, отсортированный по должностям.  В этом списке будет присутствовать все неработающие в данный день сотрудники, у которых в профиле стоит отметка, что их можно показывать в расписании. Нужный сотрудник выбирается кликом мышки,  его график работы по умолчанию устанавливается равным времени работы клиники:

2020-05-29_12-46-32

Можно указать персональный временной график  для  сотрудника. Дополнительные диапазоны добавляются нажатием клавиши «плюс», а удаляются «красным крестиком»:

2020-05-29_12-48-16

Итог добавления сотрудника в расписание можно увидеть на изображении внизу, ему автоматически добавились перерывы в работе:

2020-05-29_12-46-57

Редактирование перерывов так же всегда доступно из меню, которое открывается при клике на сотрудника в заголовке расписания:

2020-05-29_12-46-45

Принцип точно такой же, плюс есть возможность добавить комментарий:

2020-05-29_12-47-07

Так же из меню сотрудника доступен быстрый переход в его профиль и расписание на неделю:

2020-05-29_12-53-33

Пункт меню «Расписание на неделю» подробно рассмотрен во второй части статьи, которая называется «Работа с календарем предварительной записи» .

Свернуть

Сокрытие сотрудника в календаре предварительной записи

Для удаления сотрудника из рабочего дня требуется нажать на его имя или фотографию (При ее отсутствии, выводится иконка с инициалами фамилии и имени) и в появившемся меню кликнуть мышкой опцию « Отменить рабочий день»:

2020-05-29_12-54-48

Если у сотрудника нет никаких визитов, он сразу удаляется из журнала. Если у сотрудника в этот день был хоть назначен или проведен хоть один визит, при попытке удаления сотрудника появится окно предупреждения:

c91fe7be0ebc225de639a95079af2910

Свернуть

Работа с календарем предварительной записи

Календарь представляет собой таблицу, столбцы которой соответствуют работающим в выбранный день сотрудникам, а строки – периодам времени. Период времени по умолчанию равен 20 минутам, его можно изменить в настройках клиники. В заголовках столбцов таблицы указаны фамилия, имя, отчество, должность и фотография сотрудника. Изменить эту информацию можно в профиле (карточке) сотрудника. На рабочем поле календаря расположены блоки предварительных записей:

2020-05-29_12-57-27

Пространство календаря, не занятое блоками предварительных записей, может быть окрашено в один из двух цветов:

  1. Белый цвет – время, доступное для записи
  2. Пустые поля с надписью перерыв  – время, недоступное для записи (например, в случае если сотрудник работает только часть дня или обеденный перерыв)

При наведении курсора на пустое поле появляется подсказка «Новая запись» со временем визита:

2020-05-29_12-58-31

Для создания новой предварительной записи кликните мышкой на доступную для записи ячейку, соответствующую нужному врачу и времени. При этом откроется форма нового документа «Новый Визит»:

2020-05-29_12-59-38

Этим документом оформляются все предварительные записи и последующие визиты пациентов. 

Предварительная запись может быть оформлена на одну услугу (например «Консультация терпаевта»), на несколько (например – «Консультация терапевта», «Анализ крови»), а так же на услугу и продажу товара одновременно. При наведении курсора на блок предварительной записи он увеличивается и отображает чуть больше информации об услугах, например в случае, если они в него не помещались из-за количества или длинного описания:

2020-05-29_13-17-42

При наведении:

2020-05-29_13-17-46

 

Для удаления блока записи из календаря нужно нажать на изображение корзины в его правом нижнем углу:

d57

Для быстрого подтверждения записи можно поставить или убрать галочку (цвет блока сразу изменится):

2020-05-29_13-17-11

При клике мышкой на сам раскрывшийся блок в области услуг можно отредактировать визит:

2020-05-29_13-24-16

Получить быстрый доступ к истории болезни (выводится список всех прошлых визитов, при наличии), статистике посещений и карточке пациента можно кликнув на его имя в заголовке блока. Опция возврата назад к расписанию находится в левом верхнем углу:

2020-05-29_13-23-16

Если необходимо поменять время предварительной записи или врача, принимающего пациента, в рамках одного рабочего дня, достаточно перетащить блок предварительной записи на нужное время или к другому сотруднику. Для перетаскивания блока нужно навести на него курсор мышки в область над именем пациента, зажать левую клавишу мыши. При этом курсор мышки изменит свой вид c простого указателя на «курсор с 4 стрелками». Теперь, если зажать левую клавишу мышки блок можно перетаскивать:

2020-05-29_13-12-50

В момент переноса, на старом месте перетаскиваемого блока предварительной записи остается его полупрозрачный образ, а в столбце, куда блок переносится, появляется подсказка в виде уголка с индикатором времени, с автоматически изменяющимся шагом в 5 минут.

После переноса блока предварительной записи внизу страницы браузера на 5 секунд всплывает подтверждение об успешном переносе визита, в течение которых, при желании, перенос можно быстро отменить, кликнув мышкой на слово «ОТМЕНИТЬ»:

2020-05-29_13-14-15

Каждому блоку предварительной записи может соответствовать один из трех статусов:

2020-05-29_13-27-19

  1.  Предварительная запись не подтверждена - блок желтого цвета,
  2.  Предварительная запись подтверждена - блок голубого цвета,
  3.  На основании предварительной записи оформлен (оплачен) визит пациента - блок зеленого цвета.

Если требуется продать пациенту товар, либо сертификат, без оказания какой-либо услуги,  то можно использовать быструю клавишу в правом верхнем углу:

d62

В этом случае форма документа сразу же будет открыта в режиме продажи товаров, а не услуг:

2020-05-29_13-28-18

Внимание: Простая продажа товара (сертификата), без оказания услуги, не отображается в календаре предварительной записи.

Более подробная информация о продаже товаров и услуг в статье «Оформление предварительной записи и визита пациента»

Календарь предварительной записи можно переключить в режим отображения недельного расписания для любого сотрудника. Для этого необходимо зайти в меню сотрудника и выбрать пункт меню «Расписание на неделю»:

2020-05-29_13-29-04

Откроется страница с графиком работы сотрудника за неделю:

2020-05-29_13-29-33

В этом режиме:

  1. Календарь отображает график работы только одного сотрудника
  2. Дата вверху мини-календаря теперь показывает недельный график, отображаемый в данный момент на экране
  3. На мини-календаре выбор даты осуществляется не по дням, а по неделям.

Для возврата в прежний вид необходимо кликнуть на опцию «Все сотрудники».

В день с текущей датой на календаре предварительной записи всегда присутствует поминутный таймер, в виде красной линии, которая двигается вдоль шкалы времени в течении рабочего дня:

2020-05-29_13-31-05

Кнопка печати расписания находится в левой части расписания над шкалой времени:

2020-05-29_13-31-54

При изменении цветовой схемы в настройках клиники все элементы сетки расписания остаются прежними. Цвет фона и элементов меняется только у меню и области мини-календаря. Существует две готовые цветовые схемы по умолчанию, синяя и светлая. При переключении на светлую схему, вид календаря предварительной записи приобретает следующий вид:

2020-05-29_13-33-42

Цветовые настройки меняются здесть:

2020-05-29_13-32-56

 

Свернуть

Виджеты в расписании

Блоки информации по кассе и выручке, звонкам, визитам и администраторам:

В зависимости от настроек отображения, информационные блоки, выводящие данные по дежурным администраторам, визитам, звонкам и кассам, располагаются либо в заголовке журнала предварительной записи:

2020-05-29_13-40-33

Либо в нижней части экрана, под мини-календарем:

2020-05-29_13-39-43

В зависимости от определённых условий часть информации может не выводится. Например, если журнал предварительной записи пациентов находится в режиме отображения недельного расписания, данный вообще блок не отображается.

В обычном режиме информация по кассам и визитам отображается всегда:

037 

 Информационный блок с администраторами отображается только в том случае, если в клинике работает более одного сотрудника с должностью администратор:

038

Для переключения между администраторами нужно кликнуть мышкой на круглую иконку:

039

При нажатии на имя администратора открывается его профиль.

Блок визитов отображает краткую информацию обо всех визитах за рабочий день:

040Блок визитов представляет собой информационную строку с цифрами и индикатором прогресса, меняющим цвет и заполнение. Первая цифра обозначает количество успешно обработанных (оплаченных) визитов за рабочий день, последняя – количество всех визитов за день. Цвет индикатора прогресса меняется в зависимости от процента выполнения: от 0 до 49 процентов -  красный, от 49 до 90 - желтый, от 90 до 100 - зеленый.

Например, так может выглядеть блок визитов, когда часть пациентов не пришла:

041

042

По клику на область блока визитов, появится всплывающее окно с кратной информацией о визитах:

2020-05-29_13-39-04

C него можно быстро открыть страницу отчетов по визитам, кликнув на клавишу "Перейти к отчету":

2020-05-29_13-44-38

Блок звонков (Отображается при наличии минимум одного звонка) показывает краткую информацию обо всех звонках, назначенных за рабочий день:

d79 

Блок представляет собой информационную строку с цифрами и индикатором прогресса, меняющим цвет и заполнение. Первая цифра обозначает количество успешно отработанных звонков за рабочий день, а последняя – количество всех запланированных звонков за день. Цвет индикатора прогресса изменяется по аналогии с блоком визитов.По клику на область блока, в новой вкладке браузера будет открыта страница журнала контактов с пациентами, отфильтрованными по дате и по списку звонков, которые необходимо совершить за сегодняшний день.

Блок кассы выводит информацию по всем кассам и счетам:

d80 

Если присутствует больше одной кассы/счета , то переключение между ними происходит при клике мышкой по «стрелке слайдера»:

d81 

Например, при наличии дополнительного расчетного счета с нулевым балансом, и переключении блок кассы примет следующий вид:

d82 

При клике на любую область блока кассы, справа от него появится всплывающее окно. В нем отображается краткая информация обо всех кассах и счетах за тот день, который в данный момент выбран в расписании:

2020-05-29_13-46-02

Закрывается это окошко по клику в любую область виджета кассы.

Если во всплывающем окне нажать на клавишу «Перейти к отчету», в новой вкладке браузера будет открыта страница «Движение средств в кассе», с полной информации по всем движениям средств на кассах/счетах за выбранный день:

2020-05-29_13-46-34

Свернуть

Лист ожидания

Для того, чтобы вызвать лист ожидания необходимо нажать на иконку в расписании. 

 

В листе ожидания выводятся пожелания по записи пациентов на текущий день. 

Колонка лист ожидания соответствует открытому дню в расписании. Чтобы увидеть желаемые записи на следующий день, необходимо переключить расписание на этот день. 

Чтобы добавить запись в лист ожидания необходимо нажать кнопку “Добавить”:

2020-05-29_13-48-16

Откроется окно для создания записи: 

 

Обязательными полями являются:

  • ФИО

  • Телефон

  • Дата, в которую пациент хочет посетить салон 

Дату можно указать конкретную и именно на этот день в лист ожидания добавится запись. Либо задать интервал дат. Если задан интервал, то в каждый день интервала будет показываться запись с указанием даты до какого числа пациент ждет визита.

Дополнительные поля: 

Время

  • Врач - можно указать только одного врача

  • Услуга - в открывающемся по клику на папку окне можно выбрать несколько услуг. 

Добавленные записи формируют список на день: 

 

В списке выводится ФИО пациента, телефон, список услуг, комментарий к записи, желаемое время. 

Действия со списком: 

  • По клику на запись ее можно отредактировать. 

  • После нажатия на иконку удаления запись удаляется. 

  • При наведении на запись появляется кнопка “Записать”, по клику на нее происходит переход к созданию визита. Все уже заполненные элементы переносятся визит, если ранее не был заполнен врач его необходимо проставить, заполните время визита. 

После создания визита запись пропадает из листа ожидания. Записи из листа ожидания, из которых не создали визит хранятся в расписании за прошедшие 2 недели.


 

Свернуть
Минченко Наталья,
руководитель проекта Клиника Онлайн
«Наш опыт показывает, что ответы на любые вопросы проще всего получить в ходе обучающего семинара с менеджером. Просто напишите на адрес support@klinikon.ru, и менеджер свяжется с вами по телефону или скайпу для того, чтобы рассказать о возможностях системы и ответить на все вопросы. Семинар проводится бесплатно и занимает, как правило, 30-40 минут»

Остались вопросы?

Наша служба поддержки поможет вам!
8 (800) 222-27-83 (звонок по РФ бесплатный)
+7 (343) 227-60-01
График работы технической поддержки:

В будни 08:00 до 19:00
В выходные 08:00 до 18:00
по московскому времени
 
Сайт использует файлы cookie, что позволяет получать информацию о вас. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Продолжая пользоваться сайтом, вы соглашаетесь с использованием cookie и предоставления их сторонним партнерам.